FrissGemini: november 17-től a Gemekből készségek lesznekÖsszes hír

Válaszsablonok gyakori kérdésekre

A leggyakoribb ügyfélkérdésekből újrahasznosítható válaszsablonokat készít: rövid, személyre szabható szövegek kitöltendő mezőkkel és jelzéssel, mikor ne használd őket.

ÜgyfélszolgálatHaladóAjánlott eszközök: ChatGPT, Claude, Gemini, CopilotFrissítve:

Töltsd ki a saját adataiddal

A sárgával jelölt részeket cseréld a saját adataidra.

Készíts válaszsablonokat az ügyfélszolgálatunk leggyakoribb kérdéseire. A vállalkozás, és amit árul: [VÁLLALKOZÁS] A leggyakoribb kérdések, ahogy az ügyfelek felteszik: [GYAKORI KÉRDÉSEK] A vonatkozó szabályok és tények (határidők, díjak, feltételek): [SZABÁLYOK] Csatorna és hangnem: [CSATORNA ÉS HANGNEM] Minden kérdéshez készíts egy sablont ebben a formában: - Név: rövid, kereshető megnevezés. - Mikor használd: egy mondat. - Mikor ne használd: az a helyzet, amikor a sablon félrevezető vagy bántó lenne. - Szöveg: legfeljebb 80 szó. Az első mondat válaszoljon a kérdésre. A személyre szabandó részek kapcsos zárójelben legyenek, például {név}, {rendelésszám}, {dátum}. - Egy sor, ahová az ügyintéző saját, személyes mondatot írhat. Szabályok: csak a megadott szabályokból dolgozz. Ha egy kérdésre a megadott tényekből nem lehet válaszolni, ne írj sablont; sorold fel külön, mi hiányzik. A sablonok ne hangozzanak gépiesen: kerüld a „megértését köszönjük” típusú fordulatokat. A végén jelöld meg, melyik két sablont érdemes először bevezetni, és miért.
Megnyitás: ChatGPTMegnyitás: ClaudeMegnyitás: GeminiMegnyitás: Copilot

EllenőrzésCtrl + Enter: másolás

Példa: kitöltve, mintaválasszal

Vállalkozás
Online nyelviskola, élő csoportos órákkal
Gyakori kérdések
Lemaradtam egy óráról, pótolhatom? Válthatok másik csoportba? Hogyan mondhatom le a tanfolyamot? Kapok-e tanúsítványt?
Szabályok
Minden óra felvétele 14 napig visszanézhető. Csoportváltás tanfolyamonként egyszer ingyenes, ha van hely. Lemondás az első két óra után teljes visszatérítéssel, utána időarányosan. Tanúsítvány a 80%-os részvétel felett jár.
Csatorna és hangnem
E-mail, tegező, barátságos
Mintaválasz (Claude)

Sablon 1: Kihagyott óra pótlása Mikor használd: ha valaki lemaradt egy vagy két óráról. Mikor ne: ha sorozatosan hiányzik; akkor a tanúsítvány feltételéről is szólni kell.

Szia {név}! Igen, pótolhatod: minden óra felvétele 14 napig visszanézhető a fiókodban, az Óráim menüpontban. A {dátum}-i óra felvétele {határidő}-ig érhető el. {személyes mondat} Üdv: {ügyintéző}

Sablon 2: Csoportváltás Mikor használd: ha más időpontba szeretne átmenni. Mikor ne: ha már váltott egyszer ezen a tanfolyamon; a második váltás szabálya nincs megadva.

Szia {név}! Igen, tanfolyamonként egyszer díjmentesen válthatsz csoportot, ha a kiszemeltben van szabad hely. Írd meg, melyik időpont lenne jó, és megnézem. {személyes mondat}

[...]

Hiányzó információ: a második csoportváltás díja és feltétele; az időarányos visszatérítés pontos számítása.

Először ezt a kettőt vezesd be: a kihagyott óra és a lemondás sablonját, mert ezek a leggyakoribb, illetve a legkényesebb kérdések.

Szemléltető minta, Claude segítségével készült: azt mutatja, milyen jellegű és felépítésű válaszra számíthatsz. A többi ajánlott eszközzel a prompt várhatóan ugyanígy használható, de nem mindegyikben próbáltuk ki. A te eredményed más lesz. Hogyan készülnek a példák?

Miért működik?

A sablon akkor ér valamit, ha gyorsabb vele válaszolni, és az ügyfél mégsem érzi sablonnak. Ezért van minden szövegben hely egy személyes mondatnak, és ezért kezdődik mindegyik magával a válasszal.

A „mikor ne használd” sor a legfontosabb rész: a rosszkor elküldött sablon több kárt okoz, mint a lassú válasz. A hiányzó információk listája pedig megmutatja, hol hézagos a szabályzatotok.

Mire figyelj?

  • Ha változik egy szabály, a sablont is frissíteni kell. Jelöld ki, ki felel értük.
  • Bevezetés előtt olvastasd át azzal, aki naponta válaszol az ügyfeleknek; ő tudja, melyik mondat nem hangzik természetesen.

Folytasd ezekkel

Ugyanabban a beszélgetésben küldd el, a válasz után.

  • Írd meg ugyanezeket a sablonokat chatre, 40 szó alatt.
  • A hiányzó információkra a válaszom: [írd be]. Készítsd el a kimaradt sablonokat.

Kapcsolódó promptok

Összes ügyfélszolgálat prompt

Válasz reklamációra

Dühös vagy csalódott ügyfélnek szóló válasz: elismeri a gondot, egyenesen elmondja, mi történt és mit teszel, és csak azt ígéri, amit a szabályaid megengednek.

Ügyfélszolgálat

Elégedettségi kérdőív összeállítása

Rövid ügyfél-elégedettségi kérdőív, amelyből tényleg kiderül, min kell változtatni: semleges kérdések, jó skálák, legfeljebb két perc kitöltés.

Ügyfélszolgálat

Negatív értékelés megválaszolása

Nyilvános válasz egy rossz Google- vagy Facebook-értékelésre: higgadt, rövid, a leendő vevőknek is szól, és nem megy bele vitába vagy személyes adatok kiadásába.

Ügyfélszolgálat