Válasz reklamációra
Dühös vagy csalódott ügyfélnek szóló válasz: elismeri a gondot, egyenesen elmondja, mi történt és mit teszel, és csak azt ígéri, amit a szabályaid megengednek.
Töltsd ki a saját adataiddal
A sárgával jelölt részeket cseréld a saját adataidra.
EllenőrzésCtrl + Enter: másolás
Példa: kitöltve, mintaválasszal
- Ügyfél üzenete
- Két hete rendeltem egy íróasztalt, 5 munkanapot ígértek, azóta semmi. Az ügyfélszolgálat nem veszi fel a telefont. Ez így elfogadhatatlan, vissza akarom kapni a pénzem!
- Tények
- A beszállítónál elfogyott az asztallap, a rendelés csúszott, és az értesítő e-mail a mi hibánkból nem ment ki. Az asztal három nap múlva érkezik a raktárba.
- Lehetőségek
- Teljes visszatérítés 3 munkanapon belül, vagy kiszállítás a jövő hét keddjéig ingyenes szállítással
- Korlátok
- Keddnél korábbi kiszállítást nem tudok ígérni
- Hangnem
- Magázó, közvetlen
Tisztelt Horváth Úr!
Két hete vár egy asztalra, amit öt munkanapra ígértünk, és közben telefonon sem ért el minket. Ezért elnézést kérek; ez a mi hibánk.
A beszállítónknál elfogyott az asztallap, emiatt csúszott a rendelés. Erről értesítenünk kellett volna Önt, és ez nem történt meg.
Két lehetőséget tudok ajánlani, Ön dönt:
- Visszatérítés: a teljes összeget három munkanapon belül visszautaljuk.
- Kiszállítás: az asztal jövő hét keddig megérkezik Önhöz, a szállítás díját elengedjük. Ennél korábbi időpontot sajnos nem tudok vállalni, mert az áru három nap múlva ér a raktárunkba.
Kérem, válaszoljon erre az e-mailre, melyiket választja; még aznap intézkedem.
Üdvözlettel: [név]
Továbbítás: nincs jogi fenyegetés az üzenetben. Az elérhetetlen telefonvonalat viszont érdemes jelezni a vezetőnek, mert ez súlyosbította a panaszt.
Szemléltető minta, Claude segítségével készült: azt mutatja, milyen jellegű és felépítésű válaszra számíthatsz. A többi ajánlott eszközzel a prompt várhatóan ugyanígy használható, de nem mindegyikben próbáltuk ki. A te eredményed más lesz. Hogyan készülnek a példák?
Miért működik?
A rossz panaszválasz két hibát követ el: általánosságban sajnálkozik, és nem mondja meg, mi lesz. A prompt mindkettőt kizárja: az első mondatnak a konkrét gondot kell megneveznie, a közepének pedig választható megoldást és határidőt kell adnia.
A lehetőségek és a korlátok mezője tartja a választ a valóságban: a modell magától szívesen ajánlana kompenzációt, amire nincs felhatalmazásod.
Mire figyelj?
- Az ügyfél nevét, rendelésszámát és elérhetőségét nem kell megadnod a prompthoz; küldés előtt írd be őket.
- Jogi fenyegetésnél, sérülésnél vagy hatósági ügynél ne az AI szövegét küldd el; előbb egyeztess a felelős kollégával.
Folytasd ezekkel
Ugyanabban a beszélgetésben küldd el, a válasz után.
- Írd meg a válasz rövid, chatre való változatát, legfeljebb 50 szóban.
- Az ügyfél a visszatérítést választotta. Írj visszaigazolást a határidővel.
Kapcsolódó promptok
Összes ügyfélszolgálat promptNehéz ügyfélhívás forgatókönyve
Felkészülés dühös vagy csalódott ügyfél visszahívására: nyitómondat, a meghallgatás lépései, amit ígérhetsz, és amit nem.
Válaszsablonok gyakori kérdésekre
A leggyakoribb ügyfélkérdésekből újrahasznosítható válaszsablonokat készít: rövid, személyre szabható szövegek kitöltendő mezőkkel és jelzéssel, mikor ne használd őket.
Elégedettségi kérdőív összeállítása
Rövid ügyfél-elégedettségi kérdőív, amelyből tényleg kiderül, min kell változtatni: semleges kérdések, jó skálák, legfeljebb két perc kitöltés.
Negatív értékelés megválaszolása
Nyilvános válasz egy rossz Google- vagy Facebook-értékelésre: higgadt, rövid, a leendő vevőknek is szól, és nem megy bele vitába vagy személyes adatok kiadásába.